Databehandleravtale

1. Parter

Databehandler:

Behandlingsansvarlig: Bedriftskunden som har opprettet konto i Smartworkplanner og bruker tjenesten til å behandle personopplysninger om sine ansatte eller andre registrerte.

2. Formål og omfang

Databehandleren behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige utelukkende for å levere tjenesten Smartworkplanner, herunder:

• Administrasjon av oppdrag og arbeidsordrer
• Timeregistrering og fraværshåndtering
• Teamkommunikasjon og varsler
• Generering av fakturagrunnlag og rapporter

3. Kategorier av personopplysninger

Følgende kategorier kan behandles:

• Navn og e-postadresse
• Arbeids- og fraværshistorikk
• Lokasjon (GPS-koordinater ved bruk av navigasjonsfunksjon)
• Bilder og vedlegg lastet opp i forbindelse med oppdrag
• Kommunikasjon i jobbchat

Det behandles ikke særlige kategorier av personopplysninger (helseopplysninger, fagforeningsmedlemskap, o.l.) med mindre behandlingsansvarlig selv registrerer slik informasjon i fritekstsfelter — noe som frarådes.

4. Databehandlerens forpliktelser

Databehandleren forplikter seg til å:

• Behandle personopplysninger kun etter dokumenterte instrukser fra behandlingsansvarlig
• Sikre at ansatte med tilgang til personopplysningene er underlagt taushetsplikt
• Iverksette tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak (jf. punkt 6)
• Varsle behandlingsansvarlig innen 72 timer ved kjennskap til et sikkerhetsbrudd
• Bistå behandlingsansvarlig med å oppfylle de registrertes rettigheter (innsyn, sletting, osv.)
• Slette eller tilbakelevere alle personopplysninger ved avtalens opphør

5. Underleverandører (under-databehandlere)

Smartworkplanner benytter følgende underleverandører som kan ha tilgang til personopplysninger:

SCCs = Standard Contractual Clauses godkjent av EU-kommisjonen for overføring til tredjeland.

Behandlingsansvarlig aksepterer bruk av disse underleverandørene ved å inngå denne avtalen. Endringer i underleverandørlisten varsles med minst 14 dagers varsel.

6. Sikkerhetstiltak

Følgende tekniske og organisatoriske tiltak er iverksatt:

• Kryptering i transit: All kommunikasjon skjer over HTTPS/TLS
• Kryptering i ro: Data lagres kryptert av Base44-plattformen
• Tilgangskontroll: Rollebasert tilgangsstyring (RLS) sikrer at brukere kun ser data de har tilgang til
• Autentisering: E-postbasert innlogging med sikre tokens håndtert av Base44
• Logging: Tilganger og endringer logges
• Backup: Daglig sikkerhetskopiering utføres av Base44

7. De registrertes rettigheter

Behandlingsansvarlig er selv ansvarlig for å håndtere henvendelser fra egne ansatte om innsyn, retting og sletting. Smartworkplanner bistår ved behov. Sletting av data kan utføres direkte fra appen, eller ved å kontakte vebske@gmail.com.

8. Varighet og opphør

Avtalen gjelder så lenge behandlingsansvarlig har et aktivt abonnement. Ved opphør slettes personopplysninger innen 90 dager, med mindre lengre lagringstid er lovpålagt.

9. Lovvalg

Denne avtalen er underlagt norsk lov. Tvister behandles ved Romsdal tingrett.

Kontakt

For spørsmål om denne avtalen, kontakt oss på vebske@gmail.com.