Databehandleravtale

Versjon 1.2 · Sist oppdatert 26. oktober 2026

Denne avtalen inngås automatisk mellom Smartworkplanner (databehandler) og bedriftskunden (behandlingsansvarlig) ved bruk av tjenesten. Den supplerer de generelle brukervilkårene og er utformet i samsvar med GDPR artikkel 28.

1. Parter

Databehandler:

Smartworkplanner v/ Vebjørn Sæterbø SkeiSlettavegen 188, 6643 Bøfjordenvebske@gmail.com

Behandlingsansvarlig: Bedriftskunden som har opprettet konto i Smartworkplanner og bruker tjenesten til å behandle personopplysninger om sine ansatte eller andre registrerte.

2. Formål og omfang

Databehandleren behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige utelukkende for å levere tjenesten Smartworkplanner, herunder:

  • Administrasjon av oppdrag og arbeidsordrer
  • Timeregistrering og fraværshåndtering
  • Teamkommunikasjon og varsler
  • Generering av fakturagrunnlag og rapporter

3. Kategorier av personopplysninger

Følgende kategorier kan behandles:

  • Navn og e-postadresse
  • Oppdragsadresse (adressen til arbeidsstedet)
  • Arbeids- og fraværshistorikk (fravær registreres uten årsak)
  • Bilder, vedlegg og signaturer som lastes opp ved oppdrag, sjekklister og skjemaer
  • Kommunikasjon i jobbchat

Særlige kategorier

Det behandles ikke særlige kategorier av personopplysninger (helseopplysninger, fagforeningsmedlemskap, o.l.) med mindre behandlingsansvarlig selv registrerer slik informasjon i fritekstsfelter — noe som frarådes.

4. Databehandlerens forpliktelser

Databehandleren forplikter seg til å:

  • Behandle personopplysninger kun etter dokumenterte instrukser fra behandlingsansvarlig
  • Sikre at ansatte med tilgang til personopplysningene er underlagt taushetsplikt
  • Iverksette tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak (jf. punkt 6)
  • Varsle behandlingsansvarlig innen 72 timer ved kjennskap til et sikkerhetsbrudd
  • Bistå behandlingsansvarlig med å oppfylle de registrertes rettigheter (innsyn, sletting, osv.)
  • Slette eller tilbakelevere alle personopplysninger ved avtalens opphør

5. Underleverandører (under-databehandlere)

Smartworkplanner benytter følgende underleverandører som kan ha tilgang til personopplysninger:

LeverandørFormålLand
Base44Teknisk plattform, database og fillagringUSA (SCCs)
StripeBetalingsbehandlingUSA (SCCs)
GoogleInnlogging med Google-konto (kun hvis valgt)USA (SCCs)

5b. Overføring til tredjeland

SCCs = Standard Contractual Clauses godkjent av EU-kommisjonen for overføring til tredjeland.

Behandlingsansvarlig aksepterer bruk av disse underleverandørene ved å inngå denne avtalen. Endringer i underleverandørlisten varsles med minst 14 dagers varsel.

6. Sikkerhetstiltak

Følgende tekniske og organisatoriske tiltak er iverksatt:

  • Kryptering i transit: All kommunikasjon skjer over HTTPS/TLS
  • Kryptering i ro: Data lagres kryptert av Base44-plattformen
  • Tilgangskontroll: Rollebasert tilgangsstyring (RLS) sikrer at brukere kun ser data de har tilgang til
  • Autentisering: E-postbasert innlogging med sikre tokens håndtert av Base44
  • Sporbarhet: Fullførte og signerte dokumenter låses og kan ikke endres i ettertid
  • Sikkerhetskopi: Plattformen tilbyr automatisk sikkerhetskopi av tabelldata med 7–30 dagers historikk på sine høyere abonnementsnivåer. Data sikres i tillegg gjennom kryptering og tilgangskontroll

Om tredjepartssikkerhet

Sikkerhet for lagring og infrastruktur ivaretas av Base44 som underleverandør. Base44 er en profesjonell SaaS-plattform som følger bransjestandarder for datasikkerhet. Smartworkplanner er avhengig av Base44 for å oppfylle krav om f.eks. pen-testing, SOC2 eller ISO 27001-sertifisering. Dersom din bedrift har strenge krav til sertifisert infrastruktur, anbefales det å kontakte oss for å diskutere om tjenesten er egnet.

7. De registrertes rettigheter

Behandlingsansvarlig er selv ansvarlig for å håndtere henvendelser fra egne ansatte om innsyn, retting og sletting. Smartworkplanner bistår ved behov. Sletting av data kan utføres direkte fra appen, eller ved å kontakte vebske@gmail.com.

8. Varighet og opphør

Avtalen gjelder så lenge behandlingsansvarlig har et aktivt abonnement. Ved opphør sletter eller tilbakeleverer databehandleren personopplysninger etter skriftlig forespørsel fra behandlingsansvarlig. Regnskapsdata oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt i henhold til bokføringsloven, og slettes deretter. Behandlingsansvarlig kan når som helst laste ned alle opplysningene bedriften har i tjenesten, fra profilsiden i appen.

9. Lovvalg

Denne avtalen er underlagt norsk lov. Tvister behandles ved Romsdal tingrett.

Kontakt

For spørsmål om denne avtalen, kontakt oss på vebske@gmail.com.